Мэр города Иваново: "С теми, кто этого не разделяет, мы будем прощаться"

Глава администрации Владимир Шарыпов выступил 29 мая перед руководителями подразделений администрации города с программной речью. В ней он фактически объявил о системных изменениях в работе чиновников мэрии. Предлагаем вашему вниманию тезисы выступления мэра.

Окружающая нас жизнь стремительно меняется. 
В этих условиях каждая организация стремится верно предсказать направление изменений и извлечь из них новые возможности. Во главу угла ставится то, как слаженно и гибко организация может реагировать на входящие запросы. 
Этот тезис в равной степени справедлив и для Администрации города Иванова. 

1.    О ПРОБЛЕМАХ. 
Приходится признать, что Администрация еще заражена бюрократическими болезнями. Я приведу 7 конкретных примеров. 

1.1. 
Набор применяемых административных и управленческих инструментов довольно скромный и его уже недостаточно для эффективной работы. 
Одними согласованиями, предписаниями, перепиской и контролем современные задачи не решить. Не охваченными управлением остаются целые разделы административной работы. 
1.2. 
Бумажная переписка устарела, но при этом преобладает как основная форма организации работы. 
Она лишает применение современных методов управления всякой перспективы. 
Документооборот в Администрации предстоит автоматизировать – при этом в электронном формате необходимо исключить архаичные и где-то вредные правила. 
1.3. 
Существующая система контроля работы подразделений ориентирована на отслеживание исполнения отдельных поручений, но не проекта в целом. 
Мы контролируем отдельные процессы и почти забываем о результате. 
Так, например, непосредственно перед вводом в эксплуатацию детского сада на улице Окуловой вдруг выяснилось, что на объекте отсутствует водоснабжение, кроме нелицензированной скважины. 
1.4. 
Принимаемые Администрацией решения мотивированы формальными правилами и не всегда понятны людям, а значит, не могут быть поддержаны ими. 
Так, гражданин обращается с просьбой организовать уличное освещение рядом с его домом в частном секторе, и, ожидаемо, получает отказ, поскольку в условиях дефицитности бюджета приоритет приходится отдавать освещению улиц с интенсивным автомобильным движением, там, где это непосредственно влияет на безопасность граждан. 
1.5. 
Делегирование не работает. На излишнем согласовании застревают даже типовые по своему содержанию задачи. 
Руководители высокого уровня перегружены типовыми вопросами. 
Ручное управление порождает плотный поток текущих поручений и нередко тормозит системную работу. 
Применять ручное управление требуется, когда стандартные подходы не эффективны, но это должно быть исключением. Только в какой-то чрезвычайной ситуации это допустимо. 
1.6. 
Под давлением текучки отодвигается на задний план проектная работа. 
Складывается пагубная практика, когда текущие задачи имеют негласный приоритет над программными мероприятиями, а иногда даже идут с ними в разрез. 
Фактически задача развития Администрации делается по остаточному принципу. 
1.7. 
Все это усугубляется низкой мотивацией работников. 
Средний размер заработной платы муниципального служащего остается слабо конкурентным. Отсутствует гибкая система премирования, прогрессивный премиальный фонд, механизм стимулирования непрозрачен, в нем не предусмотрен учет приоритетов и не оцениваются достигаемые результаты. 

Хочу обратить внимание, что это только внутренние проблемы Администрации, проблемы эффективности ее работы. Их особенность в том, что они существуют вне зависимости от внешних условий. 
Но их последствия проявляются, к сожалению, в самом неприятном виде, когда одни и те же городские проблемы неоднократно поднимаются, но так и остаются без решения. 
Например, у нас есть инвестор, который вышел с предложением построить крытую площадку для мини-футбола… Но жители микрорайона, в котором ее можно расположить, могут не согласиться с идеей такого строительства, не видя в ней очевидной пользы.  Начинается поиск других вариантов, в которых тоже есть какие-то проблемы. И вроде все заняты вопросом, процесс идет, но проходит почти 9 месяцев, а мы не видим даже начала строительства. 
И такого много: общественный транспорт, бездомные собаки, состояние дорог, неблагоустроенные дворы, наружная реклама… 

2.    О ТЕКУЩИХ ИЗМЕНЕНИЯХ. 
Базовая система ценностей в Администрации должна быть полностью переориентирована на формирование новой управленческой культуры. Администрация должна быть ориентирована на конкретный и понятный результат. 
Какие шаги в этом направлении мы уже делаем? 

2.1. 
В работе друг с другом мы постепенно уходим от статусности. 
В большинстве вопросов она только мешает эффективному взаимодействию. Приоритет должности медленно, но уступает место приоритету поставленной задачи, а ее уровень понимается как мера ответственности. 
2.2. 
Налаживаем горизонтальное взаимодействие для оперативной выработки  согласованных решений. 
В частности, создали в одном из месенджеров внутренний чат для руководителей Администрации, посредством которого возможно быстро обмениваться информацией. Это удобное средство и необходимо привыкать к работе с ним. 
2.3. 
Активно обучаем наших коллег современным подходам к управлению, перенимаем лучшие практики, зарекомендовавшие себя в коммерческой сфере. 
В минувшем году активно сотрудничали с бизнес-тренерами Сбербанка, бизнес-школы Линк, освоили новый тематический курс в РАНХиГС. На этот год мы тоже наметили план обучения. И сегодняшнее мероприятие послужит этой цели. 
2.4. 
Развиваем новое для нас направление деятельности – проектное управление, и уже реализуем несколько пилотных проектов. 
Создали мобильный информационный канал, о проектном управлении. Современная управленческая методология, методические материалы, документы, новости отрасли, краткие отчеты о реализации проектов города Иванова, аналитические материалы: все это доступно для изучения в любом месте. 
2.5. 
Значительно расширены способы взаимодействия с обществом и поэтому удалось увеличить его влияние на работу Администрации. 
Мы проводим соцопросы, анализируем информацию в социальных сетях, регулярно проводим мониторинг групп, в которых более 5 тысяч участников, проводим встречи со студенчеством, блогерами. В перспективе каждый руководитель должен стать публичным человеком и напрямую взаимодействовать с обществом. 
2.6. 
Мы начали консолидировать предпринимательское сообщество. 
Впервые появилась возможность инвесторам и людям, у которых есть бизнес-идеи, общаться друг с другом напрямую. Промежуточные итоги работы показали, что запрос на это есть с обеих сторон. 

Разумеется, для кардинального изменения ситуации в работе Администрации этих мер недостаточно. Но это то, что мы можем сделать, не откладывая. 
Важно теперь добиться обратной связи руководителей, понять, как приживаются новые подходы и опыт управления. 

3.    О НОВЫХ ЗАДАЧАХ. 
Далее необходимы более системные изменения, для осуществления которых потребуются долгосрочные и скоординированные усилия. 
В самой ближайшей перспективе нам нужно реализовать следующее. 

ПЕРВОЕ. 
Качественно вовлечь общество в работу Администрации. 
Администрация работает для народа и за счет народа. И участие граждан в жизни города – это самый важный для нас ресурс. 
Сегодня способом организации жителей является ТОС, но в ряде случаев это только симуляция. Принципиально важно, чтобы их возглавляли по-настоящему неравнодушные люди, деятельные лидеры общественных мнений, способные организовать инициативу жителей. 
В социальных сетях часто ругают действия Администрации, и мы согласны с большинством замечаний в свой адрес. Но жителям следует обратить внимание и на себя. Они должны нести равную ответственность, а не устраняться и не ждать все в готовом виде, не демонстрировать инфантильное поведение. Например, в вопросах уборки придомовых территорий и проведении субботников. Администрация окажет содействие, но инициатива должна быть в руках самих жителей. Пока мы наблюдаем низкую степень проработки предложений от жителей. 
Бывает и так, что даже там, где есть ТОС, простой субботник провести не получается. 
В дополнение к этому необходимо обеспечить полноценное использование портала Иваново.рф. 
На нем должны проходить проверку общественным мнением варианты значимых решений, формироваться карта проблемных мест, должно организовываться эффективное информирование и навигация жителей и гостей города, находить поддержку инициативы. 

ВТОРОЕ. 
Развитие компетенций. 
Необходимо реализовать программу подготовки муниципальных служащих на основе разнообразных методов обучения, в том числе самообразования. 
Муниципальным служащим потребуется получить навыки работы по принципам SMART, которые используются при постановке задач. 
В переводе с английского «SMART» означает «умный» с оттенком «хитрый», «смекалистый». Любую цель необходимо проверить по пяти критериям: 
- цель должна быть четкой, конкретной;
- результат достижения цели должен быть измеримым;
- вы должны быть способны достичь этой цели, хотя бы в потенциале, должны обладать ресурсами, либо быть способными эти ресурсы обрести;
- необходимо реально оценивать ресурсы для достижения цели.
- должны быть четко поставлены сроки достижения цели. 

ТРЕТЬЕ. 

Запустить новые процессы: 
- организовать работу по формулировке для каждого структурного подразделения ключевых показателей эффективности с целевыми значениями на один календарный год. 
- собирать аналитическую информацию о работе структурных подразделений по блоку административных полномочий. 
- внедрить новую форму ежегодного отчета руководителей структурных подразделений о достигнутых ими результатах в отчетном периоде. 
Создаваемая нами управленческая культура призвана обеспечить условия, при которых каждый служащий: 
- четко понимает свои приоритетные задачи, 
- знает способы их эффективного решения, 
- имеет для этого достаточные полномочия и ресурсы, 
- осознает меру своей ответственности. 

ЧЕТВЕРТОЕ. 
Внедрить методику оценки работы, построенную по принципу 360^о. 
Для обеспечения качества и обоснованности принимаемых управленческих решений мы скорректируем подход к отчетности и анализу деятельности структурных подразделений, которая будет осуществляться на основе всесторонней и объективной информации. 
Такой анализ: 
- даст поводы для проведения своевременных изменений и обоснования  расходуемых ресурсов 
- выявит направления, в которых необходимы качественные улучшения. В их числе административный блок. Тот самый, в котором часто тонут многие идеи и проекты. 
- даст возможность усилить контрольные мероприятия по соблюдению исполнительской дисциплины. Они будут сопровождаться применением чувствительных мер воздействия к тем, у кого этот показатель снижается. 



4. ПОРУЧЕНИЯ ПО ИТОГАМ
1. Каждое подразделение должно иметь ключевые показатели эффективности - KPI. Работа по их формированию должна начаться в июне, а до конца года распространиться на всю Администрацию. В качестве пилотного примера рассмотрим работу управления капитального строительства. 
2. Планы работ структурных подразделений теперь будут строиться исключительно на основе разделения текущих задач и задач развития. Есть информация, что уже в эти дни федеральные министерства начали работу по вовлечению регионов в разработку содержательной части национальных проектов, обозначенных в указе Президента по плану развития до 2024 года. Сроки очень сжатые. Поэтому прошу всех руководителей незамедлительно организовать работу по корректировке планов текущей деятельности с учетом этого требования. 
3. Не позднее конца июня должна быть организована работа по подготовке ежегодных докладов структурных подразделений об основных результатах своей деятельности в новом формате – на основе анализа показателей по всем направлениям управленческой и хозяйственной деятельности, которые будут формироваться накопительным итогом в течение всего года.   
4. Методика анализа деятельности будет построена по принципу 360 градусов. Всестороннюю оценку должно получать не только подразделение, но и его руководитель. По итогам отчетного периода подразделения будут обосновывать и достигнутые результаты, и расходуемые ресурсы (расходы на персонал, структуру и прочее). Рутинное функционирование должно остаться в прошлом. 
5. Должна быть организована работа по оперативному контролю исполнительской дисциплины не только по срокам, но и, в приоритетных вопросах, по качеству. Ситуации, когда поручаемые вопросы будут оставаться без рассмотрения неприемлемы. С теми, кто этого не разделяет, мы будем прощаться.   
6. Каждый руководитель должен быть публичной личностью. По злободневным вопросам четко и оперативно обозначать позицию Администрации. Реакция на информационную активность в медиа пространстве должна происходить не позднее 1 рабочего дня. 
7. Управленческая деятельность должна подкрепляться образовательной и методической базой. Руководители должны самостоятельно организовывать изучение и апробацию передовых управленческих и узкопрофессиональных приемов работы. Прошу обеспечить формирование и работу на постоянной основе электронной библиотеки. В ее наполнении я готов принять личное участие. 

Предлагаемый набор изменений носит рамочный характер и нуждается в детальной проработке. Потребуются дополнительные консультации и обсуждения подходов к реализации намеченного.